Geodataplattformen fungerar. Systemen är igång, kartorna går att öppna och användarna kommer åt informationen. Men hur ser det ut med innehållet? Är informationen aktuell, kvalitetssäkrad och anpassad efter verksamhetens behov? Det är lätt att förknippa förvaltning med teknik, drift och uppgraderingar. Men en väl fungerande geodataplattform är bara en del av helheten. För vad spelar det för roll att tekniken fungerar om användarna inte kan lita på informationen?
Två delar av samma förvaltning
Teknisk förvaltning är en självklar del av arbetet med en geodataplattform. System behöver underhållas, integrationer fungera och nya versioner införas utan att verksamheten påverkas negativt. Men parallellt behöver också innehållet förvaltas.
Kartor, datamängder, tjänster och applikationer förändras över tid. Ny information tillkommer, befintliga data behöver uppdateras och vissa lösningar blir inaktuella. Utan en tydlig plan för innehållet riskerar plattformen att fortsätta fungera tekniskt, samtidigt som värdet för användarna gradvis minskar.
Det är därför viktigt att skilja på att hålla plattformen igång och att säkerställa att den fortsätter skapa nytta.
Vem tar ansvar för innehållet?
I våra genomlysningar av geodataplattformar ser vi återkommande att ansvaret för innehållet inte alltid är lika tydligt som ansvaret för tekniken. IT ansvarar för infrastrukturen och GIS-funktionen för den tekniska miljön. Men vem ansvarar för att informationen är korrekt, aktuell och relevant för verksamheten?
Det kan exempelvis handla om:
- Informationsägarskap – vem ansvarar för innehållets kvalitet och aktualitet?
- Uppdateringar – hur säkerställs att förändringar i verksamheten också återspeglas i informationen?
- Dokumentation och metadata – går det att förstå vad informationen innehåller, var den kommer ifrån och hur den får användas?
- Livscykelhantering – vem beslutar när kartor, tjänster och applikationer ska förändras eller avvecklas?
- Prioriteringar – hur avgörs vilket innehåll som ska utvecklas utifrån verksamhetens behov?
När ansvar och arbetssätt är otydliga riskerar viktig information att bli inaktuell eller svår att använda. Samtidigt kan innehåll som inte längre behövs ligga kvar och skapa osäkerhet.
Förvaltning får inte bli en fråga för några få
En annan utmaning är att mycket kunskap om plattformens innehåll och funktioner ofta finns hos ett fåtal personer. De vet vilka kartor som används, hur dataflödena fungerar och vilka beroenden som finns mellan olika tjänster. Det kan fungera bra i vardagen, men gör organisationen sårbar när personer byter roller eller slutar. Det blir också svårare att utveckla plattformen när kunskap och ansvar inte är tillräckligt dokumenterade eller förankrade.
En hållbar förvaltning behöver därför bygga på gemensamma arbetssätt, tydliga roller och ett nära samarbete mellan GIS, IT och verksamheten. För det är i verksamheten som behoven uppstår och där nyttan ska realiseras.
Från att förvalta system till att utveckla värde
En viktig förflyttning är att se förvaltning som något mer än att lösa fel, hantera uppgraderingar och hålla systemen tillgängliga. Det handlar också om att regelbundet följa upp hur informationen används och vilka behov som förändras.
Finns det innehåll som kan återanvändas av fler? Behöver vissa informationsflöden automatiseras? Finns det kartor eller tjänster som inte längre fyller sitt syfte? Och hur kan befintlig information bidra till bättre beslut och effektivare arbetssätt? När sådana frågor blir en naturlig del av förvaltningen kan plattformen fortsätta utvecklas tillsammans med verksamheten.
Bra förvaltning handlar inte bara om att ta hand om det som finns. Den handlar också om att skapa förutsättningar för nästa steg.
Orkar ni förvalta både teknik och innehåll?
Det behöver inte innebära att organisationen ska göra mer av allt. Snarare handlar det om att skapa en tydlig struktur för vad som ska förvaltas, av vem och med vilket syfte. Med rätt ansvarsfördelning, prioriteringar och arbetssätt blir det lättare att säkerställa att både tekniken och innehållet fortsätter skapa värde över tid.
På Gitter hjälper vi organisationer att omsätta geografisk information till verksamhetseffekt. Vi stöttar kunder genom hela utvecklingsresan, från riktning och målbild till förändring, användning och långsiktig utveckling.
Hur ser det ut hos er? Förvaltar ni både tekniken och innehållet eller finns det delar som riskerar att hamna mellan stolarna?
Den 12 november finns vi på Esri Användardag. Kom gärna förbi och prata med oss om hur ni arbetar med förvaltning och hur ni kan få ut ännu mer värde av er geodataplattform.
