För många skogsföretag är ArcGIS Enterprise-portalen den centrala platsen för GIS och geodata. Här samsas kartor, appar, tjänster och analyser som används av allt från fältpersonal och planerare till specialister och tjänstemän. Men även om portalen är tänkt att fungera som organisationens gemensamma ingång till geodata upplevs den inte alltid så i praktiken.
Ta del av vår konsult Nina Erikssons erfarenheter av vad som gör skillnad i en fungerande portal.
”När GIS-portalen används smartare blir den ett arbetsverktyg som hjälper hela verksamheten – inte bara ett tekniskt system. Fältpersonal får rätt information i skogen, planerare får en samlad överblick och specialister slipper jaga data i flera olika system.”
Portalen – hjärtat i ArcGIS-plattformen
Esri beskriver ArcGIS-portalen som den centrala plats där organisationens medlemmar kommer åt, skapar, organiserar och delar kartor, appar och data. Det är navet i Web GIS-arkitekturen och gränssnittet som knyter ihop hela GIS-plattformen.
För skogsföretag, med stora geografiska områden, många datamängder och flera olika målgrupper, blir portalens roll extra viktig. Samma grunddata används ofta av många men på olika sätt, i olika system och med olika behov.
Vanliga utmaningar i skogsföretagens GIS-portaler
I samtal med skogsföretag återkommer samma typer av utmaningar – och de handlar ofta mer om arbete och organisation än om teknik:
- Det saknas eller råder otydliga gemensamma regler för hur portalen ska användas, vad som får läggas in och hur innehållet ska hanteras. Det gör att alla jobbar lite olika.
- Oklart vem som ansvarar för vad, vissa delar förväntas skötas centralt, andra av verksamheten – men det är inte tydligt vilka delar som tillhör vem.
- Svårt att se vad som är aktuellt och pålitligt när information märks och beskrivs på olika sätt, vilket gör det svårt för användare att veta om något är uppdaterat, relevant och vem som står bakom det.
- Det är oklart vad användarna kan göra själva och när IT behöver ta över. Det gör att frågor, buggar och behov ibland hamnar i limbo.
- Utan rutiner för att rensa bort gammalt material växer portalen snabbt och blir rörig och svår att överblicka.
- Många målgrupper – men samma ingång. Fältpersonal, planerare, specialister och entreprenörer har helt olika behov.
Strategi, ledningsstöd och realism i införandet
En viktig lärdom är att en välfungerande portal inte är ett rent teknikprojekt. För att lyckas krävs en tydlig målbild för hur portalen ska användas och att den är förankrad hos både ledning, verksamhet och IT. Samtidigt är det viktigt att vara realistisk.
”Inget införande är spikrakt”, som Nina beskriver det.
Frågor kring behörigheter, informationssäkerhet, ansvar och arbetssätt dyker nästan alltid upp. Just därför är det avgörande att tidigt tänka igenom hur struktur, regler och riktlinjer ska se ut innan portalen fylls med innehåll.
När portalen används smartare så märks det i verksamheten
Skogsföretag som verkligen får nytta av sin portal har inte bara “fått tekniken på plats” – de har gjort några medvetna val. Det handlar om ordning, tydlighet och arbetssätt som gör att portalen blir ett stöd i vardagen.
- De har gemensamma spelregler och riktlinjer för hur portalen ska användas och hur innehåll skapas, uppdateras och städas. Alla vet vad som gäller.
- Struktur ses som en grundprincip inte något man ”tar sen”. Det gör det enkelt att hitta rätt, både idag och om två år.
- Metadata används konsekvent för att visa ägare, status och ansvar. Det är tydligt vem som ansvarar för vad.
- Verksamhet och IT vet vem som gör vad. Det är tydligt vad användare kan lösa själva – och när central förvaltning ska ta över.
- Portalen hålls ren och aktuell – det finns rutiner för städning och gallring
- Användare möts av ingångar som passar deras arbete
- Informationen är pålitlig och uppdaterad. Grunden är en stabil försörjning av geodata – så att användarna känner att de kan lita på det de ser.
Vad vinner skogsföretagen på en välskött portal?
När portalen är tydlig, strukturerad och lätt att förvalta uppstår flera nyttor:
- Det blir enklare att hitta och använda information
- Alla vet vem som ansvarar
- Problem löses snabbare
- Mindre tid går åt till felsökning
- Alla jobbar i samma riktning
Förvaltningsbarhet – nyckeln till långsiktig nytta
Skogsföretag arbetar med data som har långa livscykler och används av många olika roller över tid. Därför behöver förvaltningsbarhet finnas med hela vägen från strategi och struktur till vardaglig användning.
”Struktur, metadata och tydliga regler avgör om GIS-portalen blir användbar och förvaltningsbar över tid.”
En portal som är lätt att använda men svår att förvalta tappar snabbt sitt värde. En portal med tydlig struktur, metadata och gemensamma spelregler kan däremot fortsätta vara relevant även när organisationens behov förändras.
Känner ni igen er i utmaningarna?
Vi på Gitter hjälper skogsföretag att skapa struktur, arbetssätt och processer som gör ArcGIS-portalen till en verklig tillgång i verksamheten. Hör av er så berättar vi mer.
